El Real Decreto que hará obligatorio el fichaje digital todavía no se ha publicado en el BOE. La ministra de Trabajo ha manifestado su intención de aprobarlo antes del 31 de julio de 2026, pero hasta su publicación oficial sigue vigente la normativa de 2019. Actualizaremos esta página cuando se publique.
Qué obliga la ley hoy mismo
Desde el 12 de mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas con personal asalariado a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores. Sin excepciones por tamaño ni por sector.
La norma actual exige que ese registro cumpla cuatro condiciones:
- Diario: debe recoger el horario concreto de inicio y fin de jornada de cada trabajador.
- Fiable y objetivo: no puede ser manipulable ni depender de la memoria de nadie.
- Accesible: disponible para el trabajador, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
- Conservado 4 años: los registros deben guardarse durante ese plazo.
A día de hoy, el papel y las hojas de cálculo siguen siendo formalmente válidos si cumplen esos requisitos. El problema es que, en la práctica, resulta muy difícil que los cumplan.
Qué va a cambiar con el nuevo Real Decreto
El Gobierno tramita desde septiembre de 2025 un Real Decreto que endurece de forma sustancial estas obligaciones. Al tratarse de un Real Decreto y no de una ley, no necesita pasar por el Congreso: basta con su aprobación en Consejo de Ministros y publicación en el BOE.
Según el borrador que ha ido trascendiendo durante la tramitación, los cambios principales serían:
- Solo formato digital: desaparecería la validez del papel y del Excel como sistemas de registro.
- Registros inalterables: cada fichaje quedaría sellado temporalmente y no se podría modificar sin dejar rastro de quién, cuándo y qué cambió.
- Acceso remoto de la Inspección: la Inspección de Trabajo podría consultar los registros a distancia, sin necesidad de personarse en la empresa.
- Registro de pausas: no bastaría con entrada y salida; habría que reflejar también las interrupciones de la jornada.
- Sanciones reforzadas: el borrador contempla un endurecimiento del régimen sancionador.
Conviene ser prudente con los detalles: hasta que el texto no se publique en el BOE, los requisitos técnicos exactos no son definitivos. De hecho, el Consejo de Estado emitió en marzo de 2026 un dictamen crítico que obligó al Ministerio a revisar el texto.
Mientras el Real Decreto no esté publicado, no existe ninguna certificación oficial de sistemas de fichaje, porque las especificaciones técnicas todavía no son públicas. Si un proveedor le asegura que su producto ya está "homologado" o "certificado" por la nueva norma, desconfíe.
Las sanciones: lo que ya se está aplicando
Este es el punto que muchas empresas pasan por alto. No hace falta esperar al nuevo decreto para exponerse a una sanción: la Inspección de Trabajo ya está actuando con la normativa vigente.
No llevar el registro de jornada, o llevarlo de forma que la Inspección considere no fiable, está tipificado como infracción grave en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Y las sanciones se calculan por cada trabajador afectado, no por empresa: si el problema es generalizado, la cuantía se multiplica.
La tendencia inspectora es clara: las actuaciones en materia de registro horario han crecido de forma sostenida desde 2019, y con ellas las actas de infracción.
Qué puede hacer su empresa ahora
La pregunta útil no es "¿cuándo entra en vigor?", sino "¿qué pasaría si mañana viniera la Inspección?". Estas son las medidas razonables mientras se aclara el calendario normativo:
- Revise cómo registra hoy la jornada. Si usa papel, Excel o una app sin trazabilidad, su registro es vulnerable ante una inspección.
- Compruebe que conserva 4 años de histórico y que puede recuperarlo con rapidez si se lo requieren.
- Verifique que el sistema identifica a cada trabajador de forma inequívoca y que las modificaciones quedan registradas.
- Anticípese al formato digital. Adoptarlo ahora no solo le prepara para la norma que viene: también le protege con la norma que ya existe.
Adaptarse antes de que exista la obligación tiene una ventaja evidente: se hace con calma, eligiendo bien, y no con prisas cuando el plazo aprieta.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio fichar digitalmente ahora mismo?
No. A día de hoy sigue vigente la normativa de 2019, que permite otros formatos siempre que sean fiables, objetivos y accesibles. La obligatoriedad exclusiva del formato digital llegará con el nuevo Real Decreto, pendiente de publicación en el BOE.
¿A qué empresas afecta el registro de jornada?
A todas las que tengan personal asalariado, con independencia de su tamaño o sector. Un taller con dos empleados tiene la misma obligación que una empresa de doscientos.
¿Los autónomos tienen que fichar?
Un autónomo sin trabajadores a cargo no está obligado a registrar su propia jornada. Sí lo está, en cambio, respecto de cualquier persona que tenga contratada.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?
Cuatro años. Durante ese periodo deben estar disponibles para el trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
¿Sirve la huella dactilar para fichar?
Los sistemas biométricos, como la huella o el reconocimiento facial, están muy restringidos en España para el control horario por motivos de protección de datos. Solo son admisibles en supuestos excepcionales debidamente justificados.
¿Qué pasa si no llevo registro horario?
Constituye una infracción grave, sancionable por la Inspección de Trabajo. Además, la ausencia de registro deja a la empresa en una posición muy débil ante cualquier reclamación de horas extraordinarias por parte de un trabajador.